Cheques: Os cheques emitidos devem vir acompanhados de cópia de cheque, ou documentos similares, e do comprovante de pagamento, recibo, fatura ou nota fiscal;
Bloqueto Bancário/Compras a prazo: Devem vir acompanhados de uma segunda via da nf paga ou contenha anotação da referência de qual nf, ou nf’s, está sendo quitada/paga, explo: 1/3, 2/3... ref. nf 1545 de 10.04.2018;
A aquisição de Bens para o Ativo Imobilizado (Equipamentos de Informática, mesas, cadeiras, entre outros), produtos, despesas e materiais de consumo, ou seja, despesas para funcionamento da empresa as quais deveram ser acobertadas por NOTA FISCAL/CUPOM FISCAL, não podendo, portanto, ser substituída por somente recibo, orçamento ou coisa do gênero;
Contratação de pessoas físicas, ou seja, CPF e não CNPJ, de serviços profissionais tipo: corretores, construtoras, advogados, arquitetos, consultoria, eletricista, agências de empregos, mão obra, treinamento entre outros, é obrigatório a retenção de 11% de INSS, que será deduzido do valor bruto a pagar (Contratado). Haverá também, se for o caso, retenção sobre a tabela progressiva do imposto de renda. Nesses casos, solicitar junto ao prestador do serviço, cópia do PIS, CPF, RG e comprovante de endereço;
Caso a sua empresa seja optante pelo Lucro Presumido ou Real (exceto optante pelo simples) terá um encargo de 20% de INSS, sobre o serviço, que será pago até o dia 20 do mês seguinte ao serviço prestado
Canhotos de cartão de créditos, recibo simples, orçamentos, notas rasuradas: Não são aceitos para fins de comprovação de realização de despesas, (somente se vier acompanhado da NF);
Deve se evitar adquirir produtos, mercadorias, despesas e materiais de consumo, imobilizado através de Cupom Fiscal, caso ocorra o mesmo deve obrigatoriamente vir impresso no próprio cupom o nome e CNPJ da empresa;
Os documentos Contábeis, trabalhista e fiscal deveram ser entregues para a Contabilidade sempre no começo do mês, preferencialmente até o dia 5 de cada mês.
Observação: Não são aceitos pela legislação para fins de comprovação de aquisições e ou despesas somente o recibo, notinhas simples, orçamentos, canhotos de cartão de créditos e Notas Fiscais rasuradas.